Las Etapas Para Diseñar Un Sistema De Control Administrativo.

Hablaremos las etapas para diseñar un sistema de control administrativo es fundamental para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de los objetivos en una organización. A continuación, te presento las etapas clave para diseñar dicho sistema.

1. DEFINICION DE LOS RESULTADOS DESEADOS:

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea sucedan en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.

2. DETERMINACION DE LAS PREDICCIONES QUE GUIARAN HACIA LOS RESULTADOS DESEADOS.

 La idea de que el control consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.

Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas

a) Cambios en los niveles de los insumos

Por ejemplo, si se prevé un cambio en los sueldos, se puede asegurar que ello implicará un nuevo gasto.

b) Complejidad del proceso.

El grado de complejidad con que se conduce la operación provee una buena base para determinar lo que habrá de efectuarse, por ejemplo, el número mensual de llamadas por teléfono de una gerencia de seguros ayudará a pronosticar el trabajo que habrá en los próximos meses.

c) Síntomas.

Aunque los síntomas no afectan directamente a los resultados, pueden incluir y ayudar a predecir; por ejemplo, el ausentismo indica baja moral del personal. Por eso se dice que la función de los elementos predictivos es evitar aumente la brecha entre lo deseado y lo real, aplicando las acciones correctivas ante los primeros síntomas de desviación.

3. DETERMINACION DE LOS ESTANDARES DE LOS ELEMENTOS PREDICTIVOS EN FUNCION DE LOS RESULTADOS DESEADOS

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se vea simple comparación cuándo se debe aplicar una acción correctiva.

Por ejemplo, para el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes no es grave, en principio, para la liquidez de la compañía, pero tres o cinco clientes morosos en un mes ya pueden generar un problema de liquidez.

4. ESPECIFICACION DE FLUJO DE INFORMACION.

Gran parte del éxito de un sistema de control administrativo depende de la forma en que se maneje la información. Es necesario contestar tres interrogantes:

¿A quién se va informar?

¿Cuándo se va informar?

¿Cómo se va informar?

Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la información:

a) ¿Quienes toman decisiones dentro de la línea?

b) ¿Quiénes no toman decisiones dentro de la línea?

5. EVALUACION Y APLICACIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA.

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere análisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar dónde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse parcialmente a fallas mecánicas, pero el problema grave puede ser que la moral del grupo sea muy baja.

Corvo, H. S. (2023b, mayo 26). Control administrativo. Lifeder. https://www.lifeder.com/control-administrativo/